Mujer sobrepasada por las tareas diarias

¿Conoces todas las técnicas de productividad a tu alcance?

Seguro que te preocupa la productividad laboral y que te interesan los artículos que encuentras en internet o en las redes sociales sobre el tema. Es muy probable que te propongas trabajar de una cierta manera o aprovechar al máximo tu tiempo, especialmente las primeras horas de la mañana, para sacar más jugo a tu jornada e irte más contento a casa. Pero, ¿conoces todas las técnicas de productividad, ejecución de tareas y gestión del tiempo que existen? ¿por lo menos las principales? Es muy probable que hayas visto las siglas GTD cuando has leído artículos de productividad empresarial o que te sea familiar esa imagen de una pizarra llena de post-its de colorines. Pues esta semana te aclaramos términos y métodos. Además, los resumimos al final del post con una infografía.

Pomodoro

La técnica del tomate (sí, pomodoro es tomate en italiano, aunque literalmente su significado es manzana dorada) consiste en trabajar y rendir al máximo en periodos de 25 minutos y entre ellos hacer pausas de cinco minutos. Eso sí, cada cuatro comodoros se puede ampliar la pausa a 15-20 minutos. ¿Parece sencillo, verdad?

Este método es uno de los más usados en productividad personal y fue inventado por Francesco Cirillo a finales de la década de los ochenta. Se basa en la ejecución de tareas. Cirillo tenía la idea de que las pausas frecuentes propiciaban la agilidad mental y minimizaban la ansiedad provocada por el paso de tiempo durante la jornada.

A la hora de planificar las tareas, se priorizan aquellas que han de realizarse en el día y el trabajador ha de estimar el tiempo y el esfuerzo que le llevará ejecutar cada una de ellas. Cada vez que se complete un pomodoro, se registrará, lo que dará una sensación de logro al individuo y le ayudará a evitar o posponer las clásicas interrupciones diarias, externas o internas.

Kanban

Muy recomendable a la hora de trabajar en equipo. Permite dividir un proceso productivo completo en fases bien definidas para una mejor organización del trabajo. Antes de cambiar de fase, es preciso finiquitar la primera del todo. La idea fue originariamente implementada en la fábrica de automación de Toyota y convertida en sistema de productividad por David J. Anderson, que la adoptó para el desarrollo de software y se aplicó en Occidente por primera vez en la multinacional Microsoft.

Kanban significa cartel o panel en japonés, pues este es el elemento base del método productivo. ¿No os suena haber visto pizarras llenas de post-its en alguna empresa o en alguna serie americana? Pues eso es Kanban. En este sistema, prevalece la calidad antes que la rapidez y la disposición de las notas en un panel ayuda a visualizar el flujo de trabajo de un proyecto. Cada post-it representa una tarea, y estos se disponen en columnas, que se corresponden con las distintas fases del mismo.

Sus principios básicos son: empieza con lo que haces ahora, acepta el cambio, respeta el proceso en curso y los roles de cada miembro del equipo y por último, ejerce un buen liderazgo.

GTD

Siglas de Getting things done, es el método de gestión de actividades más popular y seguido en todo el mundo. Inventado por David Allen en 2002, gurú de la productividad personal y empresarial, se basa en el principio de que todo sujeto necesita liberar su mente de las tareas pendientes para poder ser más productivo. Así, no será necesario recordar continuamente lo que hay que hacer, sino que uno podrá concentrarse en la ejecución de las tareas de forma efectiva.

Las cuestiones pendientes se alojarán en un lugar específico, se anotarán, así como las acciones necesarias para ejecutar cada tarea. Asimismo, se elaborararán listas específicas: llamadas de teléfono por hacer, emails que enviar… Por otro lado, según el GTD, si hay una tarea que lleve menos de dos minutos, debe realizarse de forma inmediata. En este sentido, los principios del GTD son: procesar, organizar, revisar, hacer y recopilar.

El popular libro de Allen Organízate con eficacia es un auténtico manual seguido por millones de personas en todo el globo y ha dado lugar a nuevos métodos como el ZTD, Zen to done, más centrado en el hacer que en procesar.

Inbox Zero

Dada la importancia que juega el correo electrónico en nuestro trabajo diario, este sistema precisa de una efectiva gestión de los mensajes. El objetivo será dejar la bandeja de entrada a cero cada día a primera hora de la mañana, procesando adecuadamente los mensajes y categorizando cada uno según su fin o utilidad. Además, se recomienda que todos los mensajes con más de un mes de antigüedad se archiven definitivamente y se eliminen del buzón principal.

Este método anima también a crear plantillas para responder emails, filtrar todos los mensajes promocionales o suscripciones, así como a no revisar el correo continuamente sino en momentos puntuales del día, para que este sea lo menos disruptivo posible.

En la actualidad, la mayor parte de los gestores de correo ya aplican este sistema, como es el caso de Gmail, que tiene tres bandejas de entrada: principal, social y promociones. No obstante, para muchos trabajadores este se antoja insuficiente, por lo que resulta más efectivo desarrollar reglas propias. Por otro lado, este sistema es muy efectivo para acabar con el estrés que provoca la visualización de decenas de mensajes sin leer o pendientes en la bandeja principal de tu correo electrónico.

¿Conocías alguna de estas técnicas? ¿Las has implementado? ¡Cuéntanos tu experiencia!

Infografía sobre los sistemas de productividad más conocidos

Las técnicas o métodos de productividad más populares y efectivos


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