La pesadilla de tu inbox saturado

Propósito de Año Nuevo: No dejar que el inbox acabe conmigo

Antes de que llegue, ya temes ese momento. Te costó relajarte de primeras un par de días, olvidar las tareas, los objetivos y las fechas de entrega. Y ahora que ya lo conseguiste, viene el momento de incorporarte de nuevo al trabajo. La noche antes ese terrible aunque ya familiar monstruo te atenaza. Se llama inbox y la víspera de verle la cara ya sueñas con él: saturado, repleto… Un número junto al icono del sobre que crece y crece rapidísimo segundos después de abrir el programa. El contador para y la cifra final ya tiene tres dígitos. Horror. ¿Como dejarlo a cero de nuevo? Cada año igual, una tarea titánica a la que enfrentarse recién aterrizado de las vacaciones, sea invierno o verano.

Aunque no lo creas, esta escena ya forma parte del imaginario colectivo, esos lugares comunes que nos son tan familiares a la mayoría. Menudo estrés pero, eso sí, compartido. Ya que sólo son unos pocos trabajadores los que se han liberado de él o usan técnicas efectivas para gestionar el correo electrónico.

Es un tema muy abordado, pero es que los datos oficiales son abrumadores. Dedicamos una media del 28% de la jornada laboral a usar y organizar el email, según el estudio de McKinsey en 2012. La gente que comprueba el correo regularmente en el trabajo es menos productiva y está mucho más estresada, señalan desde la Universidad de California. A lo que se añade la incapacidad de muchos profesionales para desconectar de él una vez llegan a casa. La popularización en el uso de los dispositivos móviles tampoco ha ayudado a este respecto.

Pero, ¿de verdad estamos obligados a depender tanto del email a la hora de realizar nuestras tareas laborales diarias? Cada vez son más las voces que critican su uso en la empresa y lo tildan de poco eficaz e improductivo. Aun así, en España todavía es la principal forma de comunicación entre profesionales dentro de una misma empresa o entre varias.

Otra manera de trabajar es posible

Hay países donde ya lo tienen bastante superado y las herramientas de colaboración online o las redes sociales corporativas han ido aliviando el peso del correo dentro de la comunicación interna o externa de la empresa. El cofundador de Facebook y creador de Asana, Justin Rosenstein, lo tiene claro. “En nuestra vida personal ya hemos actualizado el uso del email; no lo usamos para enviar fotos u organizar un evento, para eso están las redes sociales. El mundo laboral está empezando a hacer esa transición”. Si nos paramos a pensarlo, tiene todo el sentido del mundo que las empresas empiecen a implantar poco a poco otras fórmulas para aliviar el número de correos electrónicos que cada uno de sus empleados recibe al día. Opciones hay muchas ahí fuera, la mayoría de uso online y que se valen de la nube para alojar información y conocimiento. Además, la reticencia de la privacidad y seguridad de los datos ya no es una excusa, porque todas estas herramientas lo tiene más que considerado.

¿No resultaría más productivo que toda la información relativa a la gestión de un proyecto en equipo pueda consultarse en un mismo lugar de forma cómoda, rápida y sencilla? Hasta ahora tocaba revisar un montón de mensajes dentro de una cadena de emails, donde muchas veces se ponía en copia incluso a personas no tan involucradas en el mismo, para retomar el hilo de una conversación o para hacer balance de las últimas decisiones tomadas.

Cada vez más negocios se apoyan en la nube y en plataformas colaborativas como Yepalí, que ofrecen un espacio de trabajo móvil, una oficina online, donde colaborar con un equipo de profesionales  de la misma o diversas empresas de forma sencilla, eficaz y productiva. Además, los costes se reducen, puesto que ya no es necesario instalar softwares, pagar licencias ni usar equipos potentes que permitan alojar tanta cantidad de datos.

El correo no es un gestor de tareas ni proyectos, ni tampoco ha de ser el principal pilar de la comunicación en la empresa, sólo una pata más en la que apoyarse. Además, su uso puede optimizarse para que cause un impacto más positivo en los trabajadores y deje de ser una fuente de malestar y presión psicológica que merme la productividad del capital humano.

¿Cómo usar mejor el correo electrónico?

Después de aliviar su peso a la hora de trabajar en la empresa, llega el momento de gestionarlo de una forma más óptima y efectiva, a través de etiquetas y filtros que ayuden a priorizar su respuesta y catalogar su urgencia. Y es que la obsesión por contestar los emails cuanto antes ha hecho mucho daño a la productividad y a la salud personal de los trabajadores.

Métodos hay muchos, puesto que el problema es generalizado. En este caso, lo mejor es que cada uno se decante por lo que mejor le funcione y dedique tiempo a personalizar su bandeja de correo. Eso sí, es muy buena idea crear una carpeta de emails prioritarios, según remitente o asunto, donde de forma automática lleguen los más importantes. Si aún no lo haces, simplemente esto ya será un cambio sustancial en tu vida. Prúebalo y olvídate de esa marea de sobrecitos que se te vienen encima como una avalancha cada vez que vuelves de tus días de descanso.

Y a ti, ¿cuánto estrés te provoca el correo electrónico? ¿Lo usas mucho para trabajar o te vales de otros métodos más innovadores? ¿Usas ya alguna fórmula para gestionar tu inbox de una manera mucho más eficiente?


Yepali

Plataforma colaborativa de gestión de proyectos empresariales

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