La oficina del futuro no tiene correo electrónico, ni papeles y sus equipos son más ligeros

Bienvenido a la oficina del futuro

Un centro de trabajo sin cubículos, sin barreras. Un lugar transparente con un clima laboral positivo, motivador y donde la productividad no es una utopía. Una oficina donde no se gasta papel, no es necesario reciclar, el fax es algo prehistórico y los equipos informáticos no se cuelgan dos o tres veces al día. El correo electrónico corporativo no es la principal herramienta de intercambio de información y las reuniones no se alargan horas y horas, sin saber cuando se logrará abandonar la sala.

Parece ciencia ficción pero los recursos y las herramientas disponibles para trabajar de una manera más inteligente, sostenible y competitiva existen ya en el mercado. Aunque parezca mentira, esta oficina del futuro descrita en el primer párrafo está al alcance de cualquier profesional o empresa. Eso sí, es preciso iniciar un cambio, ponerle voluntad y tener decisión de transformar las dinámicas y los procesos internos para un resultado más óptimo compartido por todos, sea cual sea el lugar en el escalafón. De hecho, en este tipo de oficinas futuristas, la estructura jerárquica es flexible, no rígida, y las barreras de comunicación entre directivos y empleados no son las que abundan ahora. Todas las voces se escuchan, porque tienen cosas que aportar al bien de la empresa.

Pero, si las tecnologías existen, los medios y los recursos lo pueden hacer posible, ¿por qué hay pocas oficinas que cumplan estas características todavía?

Se trata de la reticencia al cambio, de la cultura laboral española y la inercia que rige los modos de trabajar en las empresas y los procesos de desarrollo de los negocios. Además, hace falta que en estas compañías haya visionarios que expliquen a otros ( y eduquen, también) que otra forma de trabajar es posible. No es una utopía laboral, algunas start ups o empresas de nuevo cuño ya utilizan estas fórmulas e incluso algunos de nuestros vecinos europeos lo han extendido o aplicado a empresas más longevas.

Enumeremos entonces las características de una oficina del futuro (esperemos que cercano).

Adiós a los papeles y un respiro para los árboles

Hoy en día, con equipos informáticos ligeros, dispositivos móviles como smartphones y tabletas, no es preciso imprimir documentos o utilizar cuadernos para tomar notas. Incluso para los que tienen más pericia escribiendo a mano, existen apps que te permiten escribir con una especie de boli digital.

La agilidad de las comunicaciones y lo efectivo de herramientas como email, software de gestión de proyectos o tareas, apps de mensajería instantánea o de almacenamiento cloud, hace más fácil, económico y rápido comunicarse entre equipos de trabajo o empresas e intercambiar documentos e información. Mucho mejor que imprimir largos informes y memorándums. Además, esta documentación resulta fácil de localizar, sin posibilidad de pérdida y sin ocupar espacio físico.

Móvil y accesible

Las soluciones informáticas en la nube, ya sea de gestión de procesos, CRMs, contabilidad, task o project management, impulsan una cultura laboral moderna y eficiente. Además, su escalabilidad y disminución de costes hacen que estos productos sean accesibles para cualquier tipo de empresa o profesional, sea cual sea su tamaño o situación. No necesitan licencias ni instalaciones de software, son aplicaciones web o SaaS que han revolucionado el sector informático en los últimos años.

Herramientas de almacenamiento en la nube con gran capacidad de datos (como los que usamos en nuestra vida personal) hacen de la oficina del futuro una oficina móvil y accesible desde cualquier lugar, sólo con una buena conexión a internet. Incluso los dispositivos USB podrían dejar de usarse, ya que toda la información estaría en la nube disponible bajo demanda para cualquier usuario de la empresa.

Los equipos serán más ligeros, funcionarán mejor y no darán quebraderos de cabeza a sus dueños. Sólo si se cae el servidor y hay problemas de conexión. Pero eso no hará necesariamente que se pierda información.

No siempre presente

En las futuristas oficinas que todos anhelamos no es preciso que el grueso de los empleados esté en el mismo lugar de trabajo. El teletrabajo es ya una fórmula en auge, una realidad que se impone. Algunas empresas ya han lanzado políticas que conllevan trabajar al menos un día a la semana desde casa y han comprobado los efectos positivos. Esa flexibilidad es un valor para la empresa y la tecnología actual lo favorece. Además, es un impulso a la conciliación familiar y laboral.

De hecho, las start ups ya nacen con la cultura del trabajo remoto y los equipos virtuales. Grupos de profesionales repartidos por todo el globo que trabajan por objetivos, sin horarios, sin presentismo ni presión psicológica por parte de los jefes. Además, el que la empresa ofrezca libertad de planificación y ejecución a sus trabajadores, autonomía en definitiva, incrementa el compromiso para con la compañía, así como la motivación y la productividad de su capital humano. Los CEOs que se rigen por estos términos inciden en los positivos resultados. ¿Por qué no probar?

¿Sin sillas ni mesas?

Algunos artículos en la red incluso fantasean con la posibilidad de que las oficinas del futuro no tengan sillas ni mesas, ni espacios reservados y de uso exclusivo para trabajadores concretos. Quizás esto es demasiado, pero si los presentadores de informativos daneses entrevistan a sus políticos de pie (lo podemos ver en series como Borgen), apoyados sobre una mesa como quien estuviera en la barra de un bar, ¿por qué no incluir algunos espacios diáfanos y libres de mobiliario donde los empleados puedan trabajar de forma más dinámica y moverse para evitar el sedentarismo clásico del oficinista? A lo mejor nuestros cuerpos nos lo agradecen y no tenemos que machacarlos luego tanto en el gimnasio para sentirnos algo mejor.

Adiós al agujero negro de las reuniones

Un lugar de trabajo como el que se describe aquí está libre de reuniones donde el tiempo y el espacio se confunden, para estrés y agotamiento de los convocados. En la oficina del futuro las reuniones son menos, los integrantes de las mismas los justos, y su duración es mucho más corta, puesto que, como ya aseguran hoy muchos expertos, las reuniones son el gran enemigo de la productividad en las empresas. No se trata de que termine la comunicación cara a cara, sino que se planifiquen con el objetivo de tomar decisiones, no simplemente poner información en común y divagar sobre la misma. El resto de comunicaciones puede canalizarse a través de otros medios digitales, mucho más efectivos y menos disruptivos para el trabajo diario de cada profesional.

¿Quien no firmaría por trabajar en un lugar así? ¿Tan difícil es conseguirlo? ¿Qué opinas?

Infografía oficina del futuro

Repaso a las características de una oficina del futuro


Yepali

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