Los 5 errores más comunes en la gestión del tiempo

Los 5 errores más comunes en la gestión del tiempo

El tiempo es oro. No hay ninguna duda acerca de que el tiempo es uno de los recursos más valiosos de los que disponemos. Y uno de los que menos conscientes somos de que está ahí. El resultado es que a veces se malgasta sin pretenderlo y las prisas aparecen en el momento menos esperado. Aprovechar el tiempo, por tanto, es necesario y puede marcar la diferencia entre un trabajo bien hecho y un rotundo fracaso.

En cambio, es bastante frecuente incurrir en errores acerca de la gestión del tiempo. Algunos de los más comunes son:

-. No fijar prioridades cuando “todo” es urgente: Sabemos que tenemos unos plazos y una serie de proyectos que realizar, y todo parece igual de urgente. Que no cunda el pánico. Cuando llega un nuevo proyecto a la empresa es necesario valorarlo, es decir, qué se necesita para conseguirlo (quién lo va a realizar, en cuánto tiempo…, etc.). Para ello, es conveniente que se diseñen diagramas de Gantt, una herramienta realmente útil en cuanto a la gestión del tiempo y que permite valorar las prioridades. En estos casos en los que todo es urgente, también hará falta un líder que sea capaz de gestionar al equipo, de coordinarlo, y de guiarlo en los objetivos que se plantean conseguir.

-.  Querer llegar a todo…y no centrarse en nada: A veces es frecuente en las empresas querer llegar a todos los proyectos que se tienen iniciados sin ningún tipo de planificación. A menudo la gestión del tiempo suele ser una asignatura pendiente, ya que nunca se ha abordado de una forma consciente. Y uno de los peores errores que se pueden cometer llegados a este punto es querer abarcar todos los proyectos sin tener en cuenta las características de cada uno de ellos y establecer prioridades entre ellos. Para evitar el caos por exceso de trabajo, marcar una serie de objetivos a cumplir y clasificarlos en función de su prioridad será la clave. Esto también puede aplicarse a nivel personal. En ese caso, evitar las distracciones y dividir las tareas por tiempos en función del plazo para cumplirla pueden ser buenas ideas.

-. Planificar…y hacerlo mal: Otro de los errores más comunes en la planificación es conceder más importancia a un tema menos relevante que otros. Aquí entra en juego uno de los conceptos de los que más se habla a día de hoy: la procrastinación. No queremos enfrentarnos a proyectos importantes porque nos da pereza o miedo y decidimos posponerlos esperando que se resuelvan por sí solos. Así, las empresas se dedican a resolver cuestiones menos importantes y a retrasar aquellos más urgentes. Y no hay que olvidar que una buena gestión del tiempo implica una buena gestión del resto de factores como la capacidad de superación, el esfuerzo o la confianza en uno mismo.

-. No valorar bien el tiempo:  En algunas ocasiones, los proyectos se valoran en más horas de las que corresponden…o lo que es peor, en menos. A veces se tiende a pensar que el tiempo no tiene valor, porque es inagotable, pero lo cierto es que es uno de los recursos que más valor tienen para cualquier organización. Y es limitado. Tener una buena percepción del paso del tiempo y de lo que se necesita invertir en cada tarea será un aspecto fundamental dentro de cualquier empresa para evitar retrasos y que el caos esté sembrado en el equipo.

-. S.O.S…Un imprevisto: ¿Qué hacer cuando llega un imprevisto y altera el orden de nuestras prioridades? Lo primero, que no cunda el pánico. Si se conocen bien las características y la envergadura de cada proyecto, no hay nada que temer. En ese caso, lo más necesario es la organización. No hay que perder de vista la valoración del tiempo y lo que implica cada tarea y cada proyecto. A partir de ahí, habrá que reorganizar el flujo de trabajo sin dejar de tener en cuenta qué falta por hacer pero, sobre todo, a dónde queremos llegar con lo que estamos realizando.

La gestión del tiempo puede ser una gran aliada para conseguir todos los objetivos fijados. Si se sabe cómo hacerlo. Para conseguirlo, es necesario hacerse preguntas. Saber responder o no a ellas será determinante para valorar los proyectos y su nivel de prioridad. Así, por ejemplo, podemos preguntarnos: ¿es necesario realizar esa actividad? o ¿qué pasaría si no se ejecuta?. Las respuestas a estas preguntas pueden ser esclarecedoras.

Otro de los aspectos que pueden considerarse para mejorar la gestión del tiempo es la valoración de la eficiencia, plantearse cómo se han hecho las cosas hasta ahora y cómo se podrían hacer mejor. A menudo en el trabajo se sigue una inercia y no se cuestiona si puede haber algún método o proceso que permita mejorar y aumentar la productividad.

Actualmente, con la llegada de la digitalización a las empresas, hay una serie de herramientas colaborativas, como Yepalí, que pueden contribuir a controlar los procesos, la imputación de horas y evitar retrasos en proyectos. Las nuevas tecnologías, sin duda, pueden contribuir a una mejora de la gestión del tiempo gracias a las aplicaciones que proporcionan al entorno empresarial.

Imagen extraída de Freepik


Yepali

Plataforma colaborativa de gestión de proyectos empresariales

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