Éxito en la innovación digital de la empresa

Cómo implantar con éxito un software de gestión de proyectos

Quizás la idea lleva sobrevolando a la ejecutiva de la empresa desde hace tiempo. A lo mejor los empleados han detectado incidencias en la comunicación interna o externa, al relegar todo el peso de la gestión de proyectos en los intercambios de emails o en las llamadas telefónicas. Es posible que haya surgido la necesidad de centralizar los procesos y las tareas para que todos los equipos y responsables tengan acceso a ellas, a sus novedades y avances. Sea lo que sea, implantar en la oficina una nueva herramienta de trabajo, un software de gestión de proyectos en forma de aplicación web o una herramienta de colaboración empresarial online, que aloje toda la información en la nube en lugar de ocupar espacio en los equipos, no es tarea fácil. Se trata de un cambio en la cultura laboral, en la forma que tiene una compañía y su equipo de trabajar en el día a día, de hacer las cosas. 

Por ello, si por fin se ha decidido apostar por las nuevas tecnologías corporativas, por la innovación digital, resultará de enorme necesidad hacerlo bien y con cuidado. Esta migración precisará de una estrategia y un plan de comunicación interna que no deje nada al azar, sea cual sea el tamaño de la empresa y el grueso de su fuerza trabajadora. A continuación, desglosamos todos los puntos que se deberían tener en cuenta:

Preguntar a empleados y jefes cómo trabajan

En primer lugar, hay que estudiar las necesidades y objetivos de negocio de la empresa y sus departamentos y hacer una pequeña encuesta a los empleados sobre cómo realizan sus tareas, el método de organización que siguen, las cadenas de comunicación que utilizan dentro de la empresa o con sus colaboradores, así como si normalmente llegan a cumplir los plazos inicialmente marcados. Para garantizar que los empleados participen y dediquen unos minutos a esta pequeña encuesta (que puede enviárseles vía email con múltiples opciones de respuesta, para hacerlo más fácil) se les puede ofrecer alguna tarjeta regalo o compensación que no suponga un gran coste para la compañía. Esto aumentará su motivación y participación.

¿Qué aportará la nueva herramienta a cada trabajador?

Una vez recabada la información y con todos los datos en la mano, hay que trasladar de forma eficiente a cada tipo de trabajador de qué manera el uso del nuevo programa o el cambio laboral supondrá beneficios para su productividad y optimizará el ejercicio de sus tareas y proyectos. Eso sí, no todos los empleados son iguales ni tienen las mismas necesidades, por lo que habrá que establecer segmentos y estudiar los casos particulares. Sólo si se les persuade correctamente acerca de los beneficios que supondrá dicha migración, los futuros usuarios estarán dispuestos a realizar un uso efectivo de la nueva herramienta que se quiere introducir.

Encontrar ‘coaches’ que ayuden al resto

A la hora de realizar la fase piloto y la posterior implantación, sería muy beneficioso contar con la ayuda de trabajadores familiarizados con los softwares de gestión de proyectos  o las herramientas de colaboración online, que muestren predisposición a usar nuevas tecnologías en la empresa. Aunque lo ideal es que cada empleado reciba su formación (ya sea personal o a través de webinars o tutoriales), este grupo de empleados podría ejercer de ‘coach’ para el resto: animar a la participación, resolver incidencias, informar sobre las funcionalidades según casos reales y, en definitiva, hacer más fácil la adopción para el grueso de los usuarios. Esto no quita, no obstante, que se creen foros online o un centro virutal de dudas e incidencias. Por otro lado, los altos cargos deben prodigar con el ejemplo y liderar este cambio en la cultura corporativa.

Dividir el proceso en varias fases

Como es lógico, una transformación en la cultura laboral de esta envergadura exige la delimitación de diversas fases durante el periodo de implantación. Una fase inicial de estudio y diseño de estrategia y plan de acciones; la realización de un test en una muestra concreta de trabajadores; una posterior fase piloto; la propia implementación del software y una evaluación final de los resultados para resolver problemas y proponer mejoras. No hay necesidad de precipitarse si lo que nos jugamos es una digitalización de personas y procesos al máximo nivel.

Evaluar el desarrollo de la implantación

Monitorizar las diferentes fases del proceso de introducción del nuevo software de trabajo, detectar y resolver incidencias, así como escuchar a los usuarios es de vital importancia en una empresa de esta envergadura. Si se cuidan todos los aspectos, no se da nada por sentado y se coordinan las diversas acciones y equipos, será mucho más probable que el proceso redunde en una experiencia positiva y garante de éxito. Por este motivo, habrá que preguntarse desde el principio: si se ha conseguido realizar mejor las tareas y de forma más rápida y ágil con el nuevo programa, si se ha aumentado la productividad de alguna forma, si el coste para la empresa ha sido menor o no, etc.

¿Habéis pasado por un proceso de cambio de este tipo en el trabajo?

infografía sobre implantación de software de gestión de proyectos

Infografía sobre implantación del software


Yepali

Plataforma colaborativa de gestión de proyectos empresariales

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *