10 tips para ser ultra-productivos

10 tips para ser ultra-productivos

Ser productivo en el trabajo es un propósito que muchos profesionales se plantean. Sin embargo, este objetivo no siempre es conseguido, pues desconocen cuáles son las claves para rendir más en su actividad laboral. En este sentido, hay que tener en cuenta que cualquier persona puede convertirse en ultra-productiva, permitiéndose sacar lo mejor de sí misma y beneficiando en los resultados de la organización de la que forma parte. Para ello, a continuación analizamos diez tips con los que una persona puede lograr ser ultra-productiva.

1.- Objetivos. Establecer metas y cumplirlas encabeza el decálogo de cualquier persona que pretenda mejorar su productividad. En esta línea, hay que tener en cuenta son una minoría las personas que alcanzan los propósitos concretos que se proponen, por lo que hay que seguir una serie de pautas para no caer en saco roto. Así, los objetivos deben ser específicos (se ha de conocer exactamente qué se quiere lograr), medibles (han de poder ser demostrados y evaluados), alcanzables (nunca sobrepasar las habilidades personales) , relevantes (hay que atar la meta a las responsabilidades clave) y oportunos (se han de fijar fechas concretas para lograrlos)

2.-Delegar. En el trabajo uno no puede sostener toda la responsabilidad, de ahí que sea necesario desprenderse de determinadas tareas diarias, semanales o mensuales que formen parte de la actividad profesional que se realiza, y organizar el resto en función de su importancia y urgencia.

3.-Clasifica. Cuando se está trabajando en un proyecto con una fecha límite se debe clasificar en función de su urgencia e importancia. Esto es fácilmente aplicable a otras actividades, como revisar el correo electrónico o realizar llamadas. Asimismo, es aconsejable crear lugares donde tener guardadas las cosas que se consideren interesantes para revisar en otro momento. De hecho, más de uno se sorprenderá al constatar cómo más del 70% de las tareas que se consideran interesantes no se vuelven a revisar una vez que se posponen.

4.-Emails. Hay que leer todos los mails que llegan a la bandeja de entrada del correo, pero nadie está obligado a contestarlos. Dentro de los que se responden, se debe ser breve en la respuesta, aunque esta tiene que desprender respeto, honestidad y amabilidad. Así, hay que optar por ser directo y contundente. Para facilitar la tarea, basta con crear dos tipos de emails: los simples y los compuestos. En el primer caso se deben estar los emails que se puedan contestar desde cualquier sitio y sin necesidad de pensar. En el segundo, los que requiere tiempo, reflexión y recursos. De todas formas, nuestra mejor solución para esto siempre será Yepalí, un software para la gestión de proyectos y tareas online con el que los correos electrónicos pasarán a segundo plano, inclusive con clientes y proveedores. 

5.-Contacto. También resulta positivo establecer políticas de contacto. Entre ellas destacan contestar siempre las peticiones de contacto y tratar de ayudar en lo medida de lo posible. Otras más estrictas e implacables pasan por obviar los contactos relacionados con spam.

6.-Teléfono. Se debe usar para resolver conflictos, avanzar cosas y permanecer más humano en la distancia. Este elemento también resulta útil para que la gente sepa que uno está ahí. Es por ello que lo más conveniente es optar por responder a llamadas de la gente que se conozca y que esté en la agenda.

7.-Salud. Es la palabra mágica para conseguir ser verdaderamente ultra-productivos. Es por ello que si uno no consigue concentrarse en la oficina lo mejor es optar por desconectar.  Llevar una dieta equilibrada y descansar lo suficiente también ayudan a mejorar la productividad. Además, se ha de procurar realizar las actividades que mejoren el autoestima, como el deporte. Este es para muchos la mejor forma de sacar la creatividad que uno lleva dentro.

8.-Márgenes. Hay que establecer límites. En este sentido, lo mejor es clasificar las reuniones de trabajo y llamadas, dejando claro que ninguna de ellas debe ocupar más de una tercera parte de la jornada laboral. También hay que cuidar la duración de los cafés y las comidas, actividades que hacen caer el ritmo de trabajo y la calidad con la que este se produce.

9.-Entorno.  Para ser productivo se tiene que trabajar en un lugar cómodo. Un espacio con luz natural ayuda en este sentido. También contar con sitio para moverse, que no tenga demasiados ruidos ni demasiada gente alrededor.

10.-Social Media. Las redes sociales juegan en doble sentido. Si bien uno no ha de desconectarse de sus amistades, tampoco debe dejar que los espacios virtuales le resten actividad. Para ello, lo mejor es acceder un par de veces al día a ellas, en horarios espaciados, al menos de que se trate de una red social corporativa, de las cuales siempre hay que estar pendientes 😉 

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